W obliczu pandemii koronawirusa nowe przepisy pozwalają na sprawne funkcjonowanie organów spółek. Również w przypadku, gdy ich członkowie nie mają możliwości fizycznie uczestniczyć w posiedzeniach. Część rozwiązań będzie miało charakter czasowy, jednak wprowadzono także rozwiązania o charakterze stałym. Spółki będą mogły z nich korzystać również po ustaniu pandemii.
Nowe przepisy mają szczególne znaczenie, zwłaszcza w kontekście corocznego obowiązku sprawozdawczego ciążącego na spółkach prawa handlowego.
ODROCZENIE OBOWIĄZKÓW W CZASIE
Pierwszym rozwiązaniem czasowym związanym z covid-19, jakie wprowadził ustawodawca jest przedłużenie o trzy miesiące terminów składania i zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych wynikające z ustawy o rachunkowości. Dla jednostek podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (np. spółek giełdowych) termin został przesunięty o dwa miesiące. Powyższe wynika z wydanego rozporządzenia na podstawie tzw. ustawy antykryzysowej ministra finansów. W praktyce oznacza to, że jednostki objęte nadzorem KNF mają czas na zatwierdzenie sprawozdań do końca sierpnia. Pozostałe jednostki (w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), nie objęte nadzorem, do końca września 2020 roku.
ZDALNE ZGROMADZENIA WSPÓLNIKÓW SPÓŁEK Z O.O.
Kolejnym rozwiązaniem, które trwale „zagości” w Kodeksie spółek handlowych (i może ułatwić sprawne funkcjonowanie spółkom prawa handlowego) jest wprowadzona 31 marca br. nowelizacja dotycząca zgromadzeń wspólników. Będą się one mogły odbywać przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Obecnie każda spółka z o.o., której umowa tej możliwości wprost nie wyłącza, może przeprowadzić zgromadzenie wspólników także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Oczywiście nie oznacza to, że wcześniej taka możliwość nie była w kodeksie przewidziana! Była – jednak wprowadzone zmiany do przepisów o spółce z o.o., odwracają dotychczasową zasadę przeprowadzania zgromadzeń zdalnych. Przed nowelizacją głosowanie nad uchwałami rady nadzorczej mogło odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tylko jeżeli zezwalała na to umowa spółki.
Aby jednak spółka z o.o. mogła przeprowadzić tzw. e-zgromadzenie wspólników koniecznym będzie podjęcie przez nią sekwencyjnych, następujących po sobie czynności, z których najważniejszymi są:
UCHWALENIE REGULAMINU ZASAD UDZIAŁU W E-ZGROMADZENIU
Pierwszym koniecznym krokiem przez odbyciem zdalnego zgromadzenia wspólników będzie wcześniejsze uchwalenie regulaminu zasad udziału w tak przeprowadzanym zgromadzeniu. Uchwalić regulamin może rada nadzorcza, a w razie jej braku wspólnicy. Warto pamiętać, że dla przyjęcia regulaminu nie jest konieczne odbycie zgromadzenia wspólników. Wystarczająca jest pisemna zgoda wspólników, reprezentujących bezwzględną większość głosów, na jego treść. Taki regulamin winien regulować zagadnienia dot. sposobów komunikacji wspólników (lub ich pełnomocników) i samego procesu głosowania. Z punktu widzenia tzw. e-zgromadzeń, podstawowe znaczenie będzie mieć wprowadzenie regulacji dot. bezpieczeństwa i tzw. pewności komunikacji, oraz praw wspólnika do aktywnego udziału w zdalnym zgromadzeniu wspólników. Minimalnym wymogiem ustawowym jest:
-
- zapewnienie, aby środki komunikacji zdalnej umożliwiały dwustronną komunikację uczestników e-zgromadzenia w czasie rzeczywistym
- wykonywanie osobiście albo przez pełnomocnika prawa głosu (w tym oddawania głosów tajnych !!!).
Szczególnego znaczenia nabiera zatem określenie sposobu potwierdzenia tożsamości wspólnika biorącego udział w takim zgromadzeniu oraz ustalenie metody oddawania głosu.
ZAWIADOMIENIE O E-ZGROMADZENIU
W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej – zawiadamiając o takim zgromadzeniu wspólników nałożono obowiązek dopełnienia większej liczby formalności. W zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie:
-
- uczestniczenia w tym zgromadzeniu,
- wypowiadania się w jego trakcie,
- wykonywania na nim prawa głosu,
- wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
UWAGA
Należy wziąć pod uwagę, że prawo nie pozwala na odbywanie tzw. wirtualnych zgromadzeń.
Co to oznacza w praktyce? Każde zgromadzenie wspólników musi mieć jedną fizyczną lokalizację!
Zgodnie z ogólnymi regułami fizyczną lokalizacją będzie najczęściej siedziba spółki.
W konsekwencji, w miejscu odbywania zgromadzenia konieczna jest obecność co najmniej przewodniczącego zgromadzenia oraz protokolanta.
E- OBRADY I E-GŁOSOWANIE
Znowelizowane przepisy nie określają sposobu odbywania zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Dlatego też do tego typu e-zgromadzeń można wykorzystać takie środki komunikacji jak WhatsApp, Skype lub inne dostępne komunikatory. Jednak przy zachowaniu bezpiecznych form komunikacji tzn. takich, które zapewnią bezpieczeństwo przesyłanych i przekazywanych danych. Przekaz oprócz możliwości śledzenia obrad powinien obejmować udostępnienie treści dokumentów okazywanych w czasie zgromadzenia, np. listy obecności, projektów uchwał. Ponadto, należy zapewnić wspólnikom odpowiednie narzędzia umożliwiające głosowanie tajne. W przypadkach przewidzianych ustawowo lub umową spółki – taki obowiązek dotyczy między innymi uchwał w sprawach osobowych, personalnych czy w sprawach dotyczących udzielenia absolutorium członkom zarządu.
Ze zgromadzenia wspólników przeprowadzonego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej należy sporządzić protokół na zasadach ogólnych. Czyli protokół pisemny.
Wspólnicy, którzy brali udział w zgromadzeniu wspólników osobiście podpisują listę obecności.
Wspólnicy uczestniczący w nim online są jedynie wskazywani na liście załączonej do protokołu.
Jeżeli zainteresował Cię ten wpis, oraz potrzebujesz fachowej pomocy prawnej w omawianym zakresie umów się na spotkanie. Chętnie pomożemy w rozwiązaniu Twoich problemów oraz odpowiemy na wszystkie nurtujące Cię pytania.
Zespół Kancelarii Przedpełski Wąsowski Lorek chętnie zaopiekuje się Twoją sprawą i po ludzku przeprowadzi Cię przez prawnicze meandry!